GTD and iPhone

스마트폰을 통해 PDA를 처음 접한 이들은 PDA의 주 기능이 전화 또는 인터넷이라고 생각하겠지만 본래 PDA는 이름 그대로 Personal digital assistant. 즉, 개인의 일상을 관리해주는 것이 목적인 장치였습니다.

제가 구입한 최초의 PDA였던 Palm도 그러한 목적 하에 구매하였고, 부가 기능으로 게임을 즐기거나 소설책을 담아서 읽곤 하였습니다. 아마 지금 세대들은 동영상은 커녕, 음악 재생도 되지 않고, 인터넷도 되지 않는 기계를 몇 십만원씩 주고 왜 샀는지 의아스럽겠지만, 제 손에서 펜과 다이어리가 사라지고, 전화번호부를 따로 외우지 않아도 되며, 지하철 노선도나 기타 여러 중요한 정보를 하나의 작은 기계 안에 모두 담을 수 있다는 사실은 당시 제 삶의 혁명이었습니다.

이러한 연장선 상에서 제가 아이폰 구매를 결정하기 까지 가장 오래 고심했던 것은, iPhone용 PIMS(personal information management system) 프로그램 중에 쓸만한 것이 있느냐 였습니다. 만약 없다면 굳이 비싼 돈을 내면서까지 휴대폰을 바꿀 필요는 없었습니다. 다른 iPhone 구매자하고는 다른 이유죠?

그러면에서 지금은 빛이 바랬지만, 한 때 PDA시장을 꽉 잡고 있던 Palm 시리즈는 강력했습니다. 저 또한 이 때문에 Palm의 오랜 사용자였고 팬이었죠. Palm은 기본으로 깔려있던 PIMS 프로그램이 좋았습니다. 따라서 Palm은 하드웨어 단말기를 구매하는 것이 곧 PIMS 프로그램을 결정하는 것이 되었고 따라서 별다른 고민을 할 필요가 없었습니다.

반면 iPhone은 이미 잘 알려져 있듯이 기본으로 설치되어 있는 PIMS 프로그램이 좀 별로입니다. 그래서 App store에서 다운받을 필요가 있는데, 그러다보니 자연스럽게 그 과정에서 여러 가지 일정관리 기법에 대해서도 알게 되더군요.

그리고 그 중 제가 최종적으로 선택한 방법론은 GTD입니다.

GTD에 대해 설명하기 전에, 일정관리 기법과 관련하여 기존의 국내에서 가장 많이 알려진 FTF, 중요도와 기한에 따른 4 matrix 에 대해 살펴보겠습니다.

성공하는 사람들의 7가지 습관에도 소개된 바 있는 FTF는 자신의 할 일을 아래의 4 가지로 분류합니다.

중요하면서 빨리 처리해야할 일

중요하진 않지만, 빨리 처리해야할 일

중요하지만, 빨리 처리하지 않아도 되는 일

중요하지도 않고, 빨리 처리하지 않아도 되는 일

FTF에서 최종 목표는 '중요하지만, 빨리 처리하지 않아도 되는 일'. 즉 자신을 성장시키고 미래에 투자하는 일의 파이를 키우고 다른 것들은 줄여서 여유로우면서도 지속적으로 성장하는 삶을 살게 되는 것입니다.

그러면 다시 GTD로 돌아와서, GTD는 Getting Things Done의 약자입니다. David Allen이 고안하였습니다. GTD는 5단계로 구성되어 있습니다. Collect - Process - Organize - Review - Do.

GTD는 FTF와 달리 중요도에 상관없이 모든 일을 취합합니다. 예를 들어, 가스비를 내야하는 일은 중요하지 않지만 꼭 해야할 일입니다. 그래서 GTD의 첫 단계는 Collect. 바로 내가 해야할 모든 일을 수집하는 겁니다. 이건 별거 아닌 것 같지만 저처럼 기억하는 것을 잘 못하는 사람에게는 매우 중요한 부분입니다. 많은 사람들이 자신이 할 일을 기억해내기 위해 에너지를 낭비하고, 스트레스를 받습니다. GTD는 모든 할 일이 발생할 때마다 바로바로 취합하여 정해진 곳에 수납해놓음으로써 이를 방지합니다. 즉 할 일이 궁금하다면 미리 지정해놓은 수납함만 열어보면 되는 것입니다.

이렇게 수납된 일은 이제 2 Minute rule에 의해 처리됩니다. 2분 규칙이란, 즉 2분 내에 해결 가능한 지를 보고, 가능하면 바로 처리해버리는 것입니다. 심지어 저 같은 경우는 바로 해결 가능한 것은 Collect 단계에서 기입하지도 않고 바로 처리해버립니다. 이처럼 금방 처리가능할 일들을 미루지 않고 바로 처리하는 것만으로 내가 해야할 일들이 대부분 사라집니다.

위 Process 단계에서 처리 되지 않은 할 일들은 Organize 단계를 통해 관리되어 집니다. 이 단계에서 할 일들은 크게 아래와 같이 재분류되어질 수 있습니다.

Next Actions : 즉시 처리해야 할 일들의 목록입니다. 이들은 다시 우선순위와 카데고리를 지정하여 보다 상세하게 분류 가능합니다.

Projects : 여러 개의 하부적인 일들이 결합되어 있는 할 일 들의 경우, 프로젝트로 구성하여 관리합니다.

Waiting for : 다른 사람이나, 기관이 처리한 후에야 비로소 내가 할 수 있는 할 일들을 이 카데고리에 넣어 관리합니다. 다른 사람이 완료하면, 이 일들은 Next Actions로 변경되어 관리합니다.

Someday / Maybe : 지금 당장은 아니지만, 어떤 시점에서 해야할 일들은 이 카데고리에 넣어 관리합니다. 여기에 있는 것들은 여유가 있을 때 열어보고 해볼 수 있겠죠.

여기에 추가로 덧붙이자면 Defer(정해진 날에 해야하는 일), Delegate to (다른 이에게 위임한 일)가 있을 수 있습니다.

Organize가 완료되면-그러나 실제로 제가 해본 바로는 각 단계가 명확히 분류되는 것이 아니라, 모든 단계가 동시에 일어납니다-, Next Actions에 있는 할 일 들을 Review합니다. 가장 일반적인 방법은 순차적으로 위에서부터 하나씩 각각의 할 일들을 해나가면서 지워나가는 것입니다. 그러나 필요하다면 이들 사이에 우선 순위를 재설정하여 중요한 일들 또는 이들 사이에서도 더 급한 일들을 먼저 할 수 있습니다.

Do! 결국 일정 관리에서 제일 중요한 것은 역시 행동에 옮기는 것.

지금은 GTD를 통해 정말 업무 생산성이 배가 되어 매우 만족스러워하고 있습니다만, GTD를 도입하기 전에 그냥 이론만 주욱 살펴보았을 때에도, 이건 정말 나에게 딱이다! 라는 생각이 들었습니다. 결국 저의 최종 고민은 iPhone으로 GTD가 가능한가? 였습니다.

iPhone에는 이러한 GTD에 따른 To do list를 가능하게 해주는 프로그램들이 여러 개 존재합니다. 다만 처음에 저를 고민에 빠뜨렸던 문제는 iPhone과 데스크탑 간의 데이터 공유였습니다. 할 일의 대부분은 회사 일이고, 또 회사에 있는 동안은 회사 데스크탑을 사용하여 GTD를 하는 것이 편한데, 맥에는 Things라는 멋진 애플리케이션이 있었지만, 윈도우용 애플리케이션들은 모두 별로거나, 괜찮은 것들은 iPhone과 데이터 공유가 되지 않았습니다. 그러나 GTD를 제대로 하기 위해서는 언제, 어디서나 발생한 할 일들을 바로 바로 기입할 수 있어야 했고, 또 어느 곳에서나 관리가 가능해야 했으므로 PDA는 필수였고, 그것이 iPhone이라고 할 경우, iPhone으로 그 데이터가 Real-time으로 양방향 동기화가 이루어져야 했습니다.

결국 고민 끝에 내리 결론은 Web이었습니다. 위 조건에 맞는 데스크탑 애플리케이션을 찾지도 못했지만 있었다 하더라도 만약 노트북 등으로 작업 컴퓨터를 옮길 경우 등을 생각하면 Web을 통한 공유가 최고의 방법이었습니다. 따라서 저는 웹서비스를 해주는 곳을 찾게 되었습니다.

수많은 서비스가 있었지만 제가 최종적으로 선택한 것은 RTM (http://www.rememberthemilk.com)이었습니다. 유료 서비스이긴 하지만, 그만한 값어치가 있다는 생각이 들었습니다. 또한 RTM은 자사의 웹서비스와 완벽하게 연동되는 iPhone 전용 애플리케이션도 제공합니다. 그리고 또 한 가지 맘에 든 것은 구글 크롬에서 매우 잘 돌아간다는 것!

흐음. 쓰고보니 사설이 길었습니다만. 한 줄로 요약하면.

"iPhone의 PIMS도 훌륭하다!"

참고자료

GTD란? 위키피디아 : http://en.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done

GTD 따라잡기 - 원리 그리고 프로세스 : http://futureshaper.tistory.com/209

아이폰/아이팟터치에서의 GTD 활용 : http://latte4u.net/290

직장인을 위한 GTD 시작하기 : http://www.slideshare.net/phploveme/gt ··· tart-gtd

Palm OS를 이용한 GTD : http://www.kpug.net/zboard/view.php?id ··· no%3D400

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